Política de tratamiento y protección de datos personales

 

En cumplimiento de lo previsto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Instacobro adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, a la cual se da publicidad mediante su divulgación en la página web de Instacobro o aquella que en su momento sea la página web oficial de Instacobro.

El objetivo de este documento consiste en que los titulares de los datos personales cuenten con la información suficiente respecto del tratamiento, esto es, recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como de la seguridad, confidencialidad y privacidad de la información recolectada en virtud de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales a Instacobro.

Estos términos y condiciones crean un contrato entre usted y Smart Web Apps SAS a través de Instacobro, cuya aceptación de las condiciones se entiende mediante la utilización de nuestros servicios. Por favor, léalas detenidamente.

Instacobro se reserva la facultad de realizar modificaciones a la política de tratamiento y protección de datos personales. En caso de producirse cambios sobre esta política, Instacobro publicará los nuevos términos en su página web señalando la fecha de entrada en vigencia de la nueva reglamentación. Si dicho cambio supone la modificación de la finalidad para la cual la información es recolectada se solicitará una nueva autorización al titular de los datos personales.

I. Identificación del responsable del tratamiento.

Nombre: Smart Web Apps SAS

Domicilio y dirección: Santiago de Cali, centro comercial unicentro, edificio oasis, oficina 613A.

Área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: Instacobro a través del asesor tecnológico encargado de administrar la base de datos del Grupo Interno de Trabajo y/o quien sea delegado para tal fin.

Correo electrónico: [email protected]

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información: 1 de mayo de 2020.

Los datos personales proporcionados por sus titulares se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

II. Ámbito de aplicación

La presente política será aplicable a los datos personales brindados por los titulares de los mismos y recolectados por Instacobro en cualquiera de sus actividades comerciales.

Los datos de los clientes registrados en Instacobro serán tratados en cumpliendo con las políticas de seguridad en cuanto a la integridad de la información.

Instacobro podrá tener conocimiento parcial de la información provista por los clientes al momento de registrarse en la aplicación con la intención de activarlos, notificarlos y/o contactarlos por medios electrónicos para la gestión y seguimiento de las diferentes actividades comerciales.

III. Definiciones

De conformidad con la normatividad vigente, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones para la aplicación e interpretación de los derechos de los titulares y los deberes del encargado del tratamiento de los datos personales contemplados a través de la presente política de tratamiento de datos.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable del Tratamiento, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero).

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Instacobro se reserva la facultad para contratar a un tercero, para que actúe como encargado del tratamiento de datos personales, quedando en todo caso, sometido a la presente política de tratamiento de datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Mecanismos Automáticos: Son aquellos procesos informáticos realizados para generar registros de las actividades de los visitantes de sitios Web y cuyo objeto es establecer patrones de actividad, navegación y audiencia, que no implican la identificación personal de aquellos suscriptores, usuarios y/o visitantes que accedan a la plataforma de Instacobro. Sobre estos procesos informáticos, nstacobro se reserva el derecho de usar dicha información general, a fin de establecer criterios que mejoren los contenidos de este sistema, en todo caso siempre disociados de la persona que dejó los datos en su navegación.

Mecanismos Manuales: Son requerimientos formales y expresos de información a los suscriptores, usuarios y/o visitantes del portal que implican la recolección de datos personales tales como nombre, apellidos, domicilio, correo electrónico, ocupación, etc. Estos datos son recopilados por Instacobro con el objeto de mejorar la calidad de información del portal y dar una mejor atención ante consultas de la ciudadanía.

IV. Finalidad de la información recolectada

La información y su uso para las actividades de cobranza y recaudo, tienen como objetivo último generar mayor eficiencia en los procesos mencionados a fin de maximizar la generación de valor en las organizaciones. En ese sentido, Instacobro no asume responsabilidad por la utilización, aplicación y/o procesamiento que los diferentes actores titulares de los datos personales puedan darle a dicha información ni otorgar garantía sobre la exactitud de sus contenidos.

La inscripción del “usuario” , en el portal Instacobro será considerada como la aceptación de éstos sobre la política de tratamiento de datos personales. Los datos proporcionados por el usuario deben ser correctos, veraces y completos, por lo que el usuario asumirá toda responsabilidad sobre la falta de veracidad o exactitud en el suministro de los datos. Instacobro no utilizará esta información para identificar al titular de los datos personales, sólo será usada para realizar la gestión de los procesos internos inherentes a la cobranza y recaudo de obligaciones. 

En caso que los datos proporcionados por un usuario resultaran falsos, inexactos o engañosos, Instacobro quedará facultada, sin perjuicio de otras medidas legales a su disposición, a retirar, denegar o suspender los beneficios otorgados al usuario por la presente política de tratamiento de datos personales.

El uso de los servicios ofrecidos por parte de Instacobro o por parte de terceros en la plataforma de Instacobro, no otorga al usuario derecho de propiedad intelectual, ni derecho alguno sobre los derechos de autor sobre los servicios de Instacobro o respecto del contenido al que acceda. El usuario no podrá utilizar el contenido de los servicios de Instacobro a menos que obtenga el correspondiente permiso o que ello esté permitido por ley. Estas condiciones no le otorgan al usuario el derecho de utilizar la marca de Instacobro o logotipo alguno utilizado en los servicios de Instacobro, por lo que el usuario no deberá eliminar, ocular, ni modificar ningún aviso legal mostrado en los servicios de Instacobro o junto a ellos.

Los servicios ofrecidos en la plataforma de Instacobro pero que son prestados por terceros, son de responsabilidad exclusiva de la entidad que lo pone a disposición. No obstante, Instacobro podrá revisar el contenido para determinar si el contenido prestado por el tercero es ilegal o si infringe nuestras políticas, quedando facultado Instacobro para eliminar o rechazar la visualización de dicho contenido, lo cual no significa que Instacobro revise contenido.

Respecto de la entrega de información recopilada por medio de los mecanismos automáticos señalados en el numeral de “definiciones” y, que no contengan identificación personal de los suscriptores, usuarios y/o visitantes de la página, podrá ser utilizada para informar a entidades públicas, gubernamentales o a terceros sobre patrones de actividad, navegación, audiencia y caracterización general de este sistema.

En relación con los datos personales de los usuarios, recolectados a través de mecanismos manuales u otros medios, éstos serán tratados con el objeto de mejorar la calidad de información de Instacobro y dar una mejor atención ante consultas de la ciudadanía.

V. Servicios no ofrecidos por Instacobro

Instacobro le permite al usuario acceder o adquirir servicios propios y otros que son de terceros, esto para facilitar al máximo la cobranza y recaudo de obligaciones financieras. Sin embargo, Instacobro puede inhabilitar y/o poner a disposición nuevos servicios según las necesidades de los clientes. 

Cuando el usuario adquiere productos que no son de Instacobro, pero que pone a su disposición a través del portal Instacobro o de otros medios que provee Instacobro, usted acepta los términos y condiciones de la alianza o convenio que esté solicitando.

Si Instacobro comete un error en la notificación oportuna de las alianzas y/o convenios y/o actividades, que representen un inconveniente financiero o personal para el usuario, éste deberá informar a Instacobro dentro de los 30 días calendario siguientes desde que el error aparece por primera vez en la cuenta o servicio adquirido con el fin que Instacobro adopte las medidas para sanear la incidencia oportunamente.

La cancelación de cualquier suscripción a un producto que no sea ofrecido por Instacobro, está sujeta a los términos entre el usuario y el tercero que proporciona el producto. La cancelación de la suscripción del usuario no modificará su obligación de pagar todos los cargos realizados o cualquier importe que se adeude de otro modo.

VI. Soporte y Servicio al Cliente

Hace referencia a todo soporte o asesoría prestada al usuario en virtud de su participación en Instacobro a través de su portal. Instacobro garantiza que el soporte a los usuarios, se prestará con diligencia y aptitudes profesionales, teniendo presente que el tiempo de respuesta de cada petición o solicitud puede tomar hasta cuarenta y ocho horas (48) horas contados a partir del momento en que se radica la petición o solicitud, dependiendo de la severidad del caso según lo que indica la Ley 1755 de 2015, Ley Estatutaria del Derecho Fundamental de Petición.

VII. Uso de la plataforma

Instacobro se reserva el derecho a realizar la eliminación y activación de Usuarios para el uso de la plataforma a aquellos que demuestren comportamientos nocivos para la comunidad o la utilicen  para realizar transacciones incursas en lavado de activos u otra actividad declarada como ilegal por la legislación colombiana. Además cobija a aquellas actividades económicas que se encuentren en el listado de actividades restringidas o prohibidas para realizarse en Instacobro. Estas serán publicadas  en los términos y condiciones de Instacobro. 

El Usuario únicamente podrá utilizar la plataforma de Instacobro en los términos de la presente política de tratamiento de datos personales. En consecuencia, el usuario no podrá utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar, desensamblar ni eludir las limitaciones técnicas del producto, salvo que la legislación aplicable lo permita a pesar de esta limitación. Así mismo, el usuario no podrá desactivar, alterar ni, de otro modo, intentar burlar cualquier mecanismo de seguridad con la intención de conocer, alterar y/o atentar contra la seguridad de la información y de los servicios que provee Instacobro.

Del mismo modo, el usuario no podrá subir, enviar o de otra manera transmitir algún contenido que pueda resultar contrario a la ley, orden público, contenido dañino, abusivo, despectivo, difamatorio, vulgar, obsceno, invasivo o privado, racista, xenófobos, o cualquier comportamiento objetable. Tampoco podrá subir, enviar o transmitir algún contenido sin acreditar legalmente los derechos necesarios para hacerlo (por ejemplo, la información al interior de una empresa, propietaria y confidencial aprendida o divulgada como parte de relaciones del empleo o según los términos de acuerdos de un contrato). Así mismo, le está prohibido al Usuario enviar, subir o transmitir algún contenido comercial o publicitario con excepción de quienes est´n activos en la versión premium de Instacobro o sean autorizados por Smart Web Apps SAS (SWAPPS) para hacerlo .

Por último, el usuario no podrá subir, enviar o transmitir algún material que contenga virus o algún código computacional como archivos o programas diseñados para interrumpir, destruir o limitar la funcionalidad de algún software, hardware o equipo de telecomunicaciones.

VIII. Responsabilidad del uso y de la información de las cuentas del usuario en la plataforma de Instacobro

Los Usuarios serán responsables de mantener la confidencialidad de cualquier credencial de autenticación no pública relacionada con el uso que hace de los servicios. Así mismo, el Usuario también será el responsable de aportar información correcta, veraz, confiable y susceptible de verificación, en el entendido que la labor de Instacobro se limita a acopiar la información suministrada por el titular de la información.

Instacobro dará un correcto uso y tratamiento a los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa. En ese sentido, Instacobro cuenta con protocolos de seguridad y acceso a los sistemas de información, almacenamiento y procesamiento incluidas medidas físicas de control de riesgos de seguridad.

Así mismo, el acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para los funcionarios y contratista de Instacobro. Del mismo modo, a todos los colaboradores de Instacobro se les ha instruido sobre la presente política de tratamiento de datos personales dentro de la plataforma Instacobro.

La información personal suministrada por los Usuarios de la plataforma de Instacobro, está asegurada por una clave de acceso a la cual sólo el Usuario puede acceder y que sólo él conoce; el Usuario es el único responsable del manejo de dicha clave.

Sin perjuicio de las medidas adoptadas para garantizar la seguridad de la información almacenada en las bases de datos, Instacobro no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento.

IX. Derechos de los titulares de la información.

En todo momento, el usuario podrá ejercer los derechos reconocidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en especial aquellos contemplados en el artículo 8°, a saber:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que cualquiera de estos le hayan dado a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Para ejercer sus derechos, el usuario podrá dirigirse al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a través de Instacobro, ubicada en Edificio Murillo Toro Carrera 8ª entre calles 12 y 13, Bogotá, Colombia. También podrá remitir un correo electrónico a la dirección [email protected]

X. Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

XI. Deberes de Instacobro como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales.

En el tratamiento y protección de datos personales, Instacobro tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se está autorizado el tratamiento de sus datos.
16. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
17. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
20. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

XII. Responsabilidad de Instacobro

Excepto por lo que se establece expresamente en estas condiciones o en condiciones adicionales, ni Instacobro, ni sus aliados, ni sus proveedores o distribuidores realizan promesa alguna específica sobre los servicios. De esta manera, Instacobro no asume ningún compromiso respecto al contenido de los servicios, la función específica de los servicios, o su confiabilidad, disponibilidad o capacidad para satisfacer sus necesidades, por lo cual, los servicios se proporcionan “tal como están”.

XIII. Autorización.

Los Usuarios de Instacobro al momento de hacer uso de la plataforma, declaran haber leído detenidamente, conocer y aceptar la presente Política de Tratamiento de datos personales, conforme a lo previsto en la normatividad vigente aplicable a la materia. Por ello, para realizar el registro de Usuario en la plataforma, deberá aceptar la Política de Tratamiento de datos personales de Instacobro, requisito sin el cual no podrá finalizar el registro.

En todo caso, la autorización solicitada deberá ser previa al tratamiento de datos personales. La constancia de la autorización podrá estar consignada en archivos físicos o electrónicos, siempre que pueda determinarse el registro de la forma de autorización, fecha y hora de la misma.

Cuando se trate de menores de edad, debe tenerse en cuenta que el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos: a) que respondan y respeten el interés superior de los niños y adolescentes; b) que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

XIV. Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden, en cualquier momento, revocar la autorización otorgada a Instacobro y a sus aliados para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Instacobro establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, de manera total en relación con las finalidades autorizadas y, por lo tanto, Instacobro deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos. Por otro lado, la revocatoria de la autorización también podrá ser parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, Instacobro podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

XV. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización del titular de los datos personales

La autorización del titular de la información no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

XVI. Tratamiento de los datos personales

El tratamiento de datos personales de los usuarios de Instacobro será realizado conforme a la normatividad vigente en el ordenamiento jurídico colombiano. De manera que, los datos acopiados por Instacobro podrán ser utilizados para la realización de cualquiera de las siguientes actividades:

1. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por Instacobro.
2. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a, normas tributarias y comerciales.
3. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de Instacobro.
4. Informar sobre ferias, seminarios u otros eventos a nivel local e internacional.
5. Cumplir todos sus compromisos contractuales.

XVII. Tratamiento de datos sensibles.

Como regla general está prohibido el tratamiento de datos sensibles y por tanto, Instacobro no solicitará información relativa, entre otros aspectos, a: el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Se entenderá que los criterios aquí enlistados son enunciativos y no taxativos y, en consecuencia, cualquier otro factor podrá enmarcarse como dato sensible.

Así mismo, se informa que la entrega de los datos sensibles es una potestad del titular de la información, quien no estará obligado a suministrarlos. Sin embargo, en caso de recolectar datos sensibles con la debida autorización del titular, Instacobro podrá hacer uso de los mismos cuando:

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

XVIII. Garantías de acceso del titular de la información a sus datos personales.

El titular de la información podrá acceder a sus datos personales siempre que acrediten previamente su identidad, de manera gratuita, directamente o por medio de su representante o apoderado, de manera pormenorizada y detallada incluyendo la información consignada en archivos físicos o electrónicos. También se garantizará al titular de la información, el derecho de actualizar sus datos personales cuando así lo desee.

XIX. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos personales.

En consonancia con la normatividad vigente sobre la materia, a continuación, se describe el procedimiento para la atención de los diferentes requerimientos que sean elevados por el titular de los datos personales ante Instacobro.

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en Instacobro, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

En relación con la atención de solicitudes de consulta de datos personales Instacobro garantiza lo siguiente:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de cuarenta y ocho horas  (48) contados a partir del momento de su recibo.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de las 48 horas, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los veinticuatro (24) horas siguientes al vencimiento del primer plazo.

• Las consultas podrán formularse al correo [email protected]

1. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante Instacobro, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a Instacobro al correo electrónico [email protected] o mediante comunicación escrita que contenga la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer y dirigida al Smart Web Apps  domiciliado en el centro comercial unicentro Cali, edificio oasis, oficina 613A. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Petición de actualización y/o rectificación: [email protected] rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

• El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico [email protected] o en medio físico dirigida Smart Web Apps ubicada en el centro comercial unicentro Cali, edificio oasis, oficina 613A, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
• Instacobro podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

1. Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitarle a Instacobro su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

• Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados lo datos. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Instacobro. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia Instacobro podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

XX. Registro nacional de bases de datos de Instacobro

De conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, Instacobro realizará la inscripción de las bases de datos que tenga a su cargo en el registro nacional de bases de datos que lleva la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

XXI. Seguridad de la información y medidas de seguridad.

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Instacobro adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

XXII. Utilización y transferencia internacional de datos personales e información personales por parte de Instacobro

Instacobro en cumplimiento de las funciones asignadas en la Resolución 3361 de 2017, así como en las normas que la modifiquen o sustituyan y, atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con Instacobro, podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables y, en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales.

En ese caso, los datos personales serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con Instacobro.

Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, Instacobro tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con Instacobro y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. En caso de transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Por otro lado, las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe Instacobro, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Por último, Instacobro también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, cuando sea necesario:

1. para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
2. para cumplir con procesos jurídicos;
3. para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
4. para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
5. para proteger nuestras operaciones;
6. para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
7. obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.